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Gestione archivi cartacei |
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FDM Document Dynamics offre un servizio in outsourcing per la gestione completa degli archivi cartacei: dalla presa in consegna presso gli uffici fino alla conservazione fisica delle scatole.
Grazie all'esclusivo sistema DynaWeb, ogni cliente può seguire il tracciamento dell'intero processo di gestione fino a individuare la posizione che un documento occupa all'interno degli archivi.
Il servizio di gestione degli archivi è personalizzato sulle specifiche esigenze di ogni cliente e prevede quattro modalità di gestione del flusso documentale.
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1. Conservazione a lungo termine degli archivi |
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Questo servizio permette l'archiviazione nei nostri depositi di documenti che devono essere conservati per legge ma che sono consultati molto raramente. Affidando a FDM Document Dynamics la gestione di questo tipo di archivi, ogni azienda può liberare risorse economiche e umane attualmente impegnate per il mantenimento e la gestione dei magazzini. FDM assicura la conservazione in ambienti sicuri e protetti ma senza rinunciare ad un accesso rapido in caso di consultazione.
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2. Conservazione delle scatole con consultazione occasionale |
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FDM Document Dynamics aiuta le aziende a classificare i documenti secondo diversi livelli di archiviazione ed esigenza di consultazione e distruzione. Ogni archivio, infatti, contiene fascicoli che non vengono mai consultati e altri richiesti con più frequenza. Le priorità di consultazione dei documenti, inoltre, variano con l'invecchiamento dei dati.
Ad ogni documento la giusta priorità.
Con il nostro servizio di consultazione occasionale ogni azienda può assegnare ai documenti una priorità e una data di controllo. Se al giorno del controllo, i documenti contenuti nella scatola non sono più utili e possono essere eliminati, questi saranno preparati per la macerazione. Questa gestione dei processi assicura l'efficienza dell'archivio e la conservazione dei soli documenti realmente utili.
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3. Accesso immediato ai singoli fascicoli |
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Con il servizio di gestione degli archivi cartacei della FDM Document Dynamics, è semplicissimo accedere ai singoli fascicoli contenuti nei nostri centri documentali. Ogni dossier è indicizzato con elementi descrittivi e codice a barre, in modo da permetterne l'accesso rapidamente. È quindi possibile accedere al fascicolo per una semplice consultazione, o per integrarlo con nuove pratiche e documenti. Grazie al sistema di gestione FDM Document Dynamics, i fascicoli archiviati sono sempre aggiornati e a disposizione dell'azienda.
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4. Accesso immediato ai singoli documenti |
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L'accesso ai documenti archiviati presso i depositi della FDM Document Dynamics è semplice ed immediato. Dopo ogni richiesta di consultazione, FDM ricerca nell'archivio il documento e lo consegna al cliente secondo le modalità e i tempi concordati: corriere espresso, scansione ottica, fax.
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