DIGITAL MAILROOM E POSTALIZZAZIONE

Per Digital Mailroom s’intende l'automazione dei processi di gestione posta

Sia la carta che la posta elettronica (e-mail) possono essere gestite attraverso lo stesso processo che consente alle aziende di standardizzare le procedure di distribuzione della posta interna, in conformità con le policies aziendali.

I servizi offerti da FDM prevedono la gestione in outsourcing dei contenuti e dei documenti in ingresso (il cosiddetto inbound) e dei contenuti in uscita (outbound). 



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FLUSSO DEI CONTENUTI INBOUND

Il servizio di FDM comprende tutte le attività legate alla gestione dei documenti cartacei ed elettronici in ingresso:

  • Ritiro e ricezione posta;
  • Apertura buste e normalizzazione dei documenti;
  • Tipizzazione e smistamento;
  • Protocollazione tramite apposizione barcode;
  • Digitalizzazione documenti cartacei e caricamento sul sistema documentale;
  • Ricezione documenti elettronici;
  • Archiviazione fisica dei documenti cartacei;
  • Archiviazione Digitale dei documenti elettronici.
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FLUSSO DEI CONTENUTI OUTBOUND E POSTALIZZAZIONE

Il servizio di FDM comprende tutte le attività legate alla gestione dei documenti cartacei ed elettronici in uscita:
 
  • Document composition attraverso la ricezione di metadati informatici;
  • Spedizione multicanale dei documenti;
  • Monitoring e Tracking delle spedizioni.

In particolare, con riferimento ai servizi di invio multicanale i servizi di FDM prevedono una gestione omogenea del flusso outbound attraverso le seguenti modalità:

  • invio cartaceo;
  • invio mail;
  • invio PEC;
  • Invio Fattura Elettronica (privati o PA);
  • Portali di pubblicazione.

MONITOR DEI PROCESSI

I servizi offerti consentono una produzione automatica e controllata del flusso di postalizzazione, che viene smistato sul canale opportuno sulla base delle esigenze del Cliente ed è sottoposto ai processi di monitoraggio e tracking dalla presa in carico alla consegna al destinatario, attraverso una gestione completa ed omogenea dell’intero flusso di elaborazione.

In qualsiasi momento del processo di postalizzazione è possibile per il Cliente monitorare lo stato di avanzamento delle elaborazioni attraverso la piattaforma Web di tracking e controllo.



 
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